POLÍTICA ACERCA DEL USO Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL, PRIVACIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN EXISTENTE EN LAS BASES DE DATOS DE GOVERNANCE CONSULTANS S.A.

Governance Consultants S.A. (en adelante GCSA) es una firma de consultoría especializada en Gobierno Corporativo y comprometida con sus principios. Sus clientes son predominantemente empresas privadas y públicas que consideran fortalecer sus estructuras de toma de decisión, articular mejor la relación con sus accionistas, establecer mecanismos de control más efectivos.

1. Marco Legal

En concordancia con lo estipulado en la Constitución Política de Colombia (artículo 15) cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en base de datos de entidades públicas o privadas. Asimismo, establece que las entidades que recolectan, tratan y circulan datos personales, se encuentran obligados a respetar los derechos y garantías provistos en la Constitución, así como en las disposiciones generales contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y demás normas concordantes.

2. Objetivos

• Definir los criterios para la recolección, recaudo, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, tratamiento, actualización, disposición y compartición de los datos que han sido suministrados por terceros y que se han incorporado en distintas bases de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta GCSA, en línea con las actividades legales que le están autorizadas.
• Establecer las responsabilidades de GCSA respecto al tratamiento de datos personales.
• Comunicar para qué finalidades se realiza el tratamiento de la información, así como los derechos que le asisten a los Titulares[1] de la información y los procedimientos para ejercerlos.
• Precisar medidas que permitan garantizar el adecuado tratamiento de datos personales bajo estándares de seguridad, confidencialidad.
• [1] Ley 1581 de 2012, Artículo 3, Literal: “F) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento”

3. Alcance de la política

La presente política es aplicable a los datos personales contenidos en las bases de datos administradas por GCSA, en las cuales ésta tiene la calidad de responsable del tratamiento, en los términos del artículo 3° de la Ley 1581 de 2012.

De esta manera, GCSA manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la autonomía de nuestros usuarios, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Deberes y responsabilidades de GCSA en relación con el tratamiento de bases de datos

• Las bases de datos en las que se incluye información de los Titulares tendrán una vigencia indefinida, determinada por la permanente operación de GCSA, de acuerdo con su naturaleza operacional; así como las actividades propias de la operación financiera y administrativa en general.
• Las bases de datos que obtenga GCSA por parte de entidades del Estado, sean autoridades nacionales o territoriales, en ejecución o cumplimiento de proyectos, serán objeto de tratamiento en los términos establecidos por éstas y conforme a las funciones legales que ejerzan.
• En el caso de los servicios contratados en la nube, GCSA realizará sus mejores esfuerzos técnicos para asegurarse de que dicho servicio proporciona una debida protección de los datos, que sea prestado por profesionales en el área y posea los mecanismos tecnológicos que garanticen de una manera razonable la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
• Las bases de datos estarán alojadas en el software administrativo y contable de GCSA o en la modalidad de servicios de computación en la nube que prestan terceros expertos dedicados profesionalmente a tal actividad. GCSA ha dispuesto recursos humanos y tecnológicos para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y de sus bases de datos. El área administrativa y financiera de GCSA es la responsable de planear, implementar y mantener la seguridad y continuidad de los activos de información de los productos TIC que soportan los procesos administrativos y financieros de GCSA. En ese sentido, GCSA ha implementado mecanismos que proporcionan seguridad a la información recaudada y dispone sus mejores esfuerzos para procurar de manera diligente y prudente el mantenimiento de tal seguridad; no obstante, el titular reconoce que la administración de las GCSA no otorga ninguna garantía ni asume ninguna obligación o responsabilidad por pérdida o sustracción de información de su sistema informático.
• Mientras se navegue en el sitio web de GCSA (www.governanceconsultants.com) pueden ser insertadas cookies en el navegador de los usuarios con el objetivo de entender temas de preferencia y presentar publicidad en otros sitios, basado en la interacción previa que hayan tenido con el sitio web empresarial. Las cookies no recogen ninguna información personal como nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal, teléfono ni dirección. Si los usuarios no desean que las cookies queden almacenadas en sus equipos estas pueden ser desconectadas en su navegador.
• Todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos de GCSA, o cualquier clase de repositorios electrónicos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros.
• Sin menoscabo de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias, GCSA se reserva el derecho de modificar en cualquier momento su política de uso y tratamiento de información personal, privacidad y confidencialidad de la información existente en las bases de datos, manteniendo el debido respeto por la leyes de protección de datos personales e informando, cuando se trate de cambios sustanciales, a todos los interesados a través de cualquier mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.
• GCSA utilizará los datos personales provenientes de los contactos corporativos de sus clientes, los proveedores y/o contratistas, los colaboradores, para las siguientes finalidades, entre los cuales se encuentra pero no se limita a:

1. Desarrollar todas las actividades y gestiones administrativas propias de los servicios que presta GCSA.
2. Difundir información relacionada con los servicios de consultoría de GCSA.
3. Realizar encuestas y/o estudios de investigación que permitan evaluar el proceso de atención y la satisfacción del servicio prestado.
4. Fomentar el conocimiento de temas relacionados con gobierno corporativo y los diferentes servicios de GCSA.
5. Evaluar candidatos a ser vinculados de manera fija, temporal y/o mediante contrato de prestación de servicios. Así mismo, para desarrollar las relaciones laborales y/o de prestación de servicios que existan o lleguen a existir con éstos.
6. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa pre-contractual, contractual y post-contractual con GCSA, respecto de la relación comercial con el proveedor y/o con los empleados de la compañía
7. Suministrar información sobre eventos, novedades, publicaciones, y publicidad relacionada con GCSA.
8. Garantizar la seguridad de las personas, bienes, instalaciones y plataformas de GCSA, así como la calidad de nuestros servicios.
9. Cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

5. Condiciones de uso, responsabilidades y derechos por parte de los Titulares .

• Al autorizar la recolección de datos de carácter personal a GCSA, mediante la implementación de formularios de recolección de datos o su envío a través de cualquier otro medio, los Titulares declaran aceptar plenamente y sin reservas la incorporación de los datos facilitados y su tratamiento, en los términos estipulados en esta política.
• Los Titulares son los únicos responsables de que la información suministrada a GCSA sea totalmente actual, exacta y veraz y reconocen su obligación de mantenerla actualizada. En todo caso, los Titulares son los únicos responsables de la información falsa o inexacta que suministren y de los perjuicios que cause o pueda causar a GCSA o a terceros autorizados, por el uso de tal información.
• El titular reconoce que el ingreso de información personal lo realiza de manera voluntaria y acepta que a través de cualquier trámite, por los canales habilitados para ello por la GCSA, puedan recogerse datos personales, los cuales no se cederán a terceros sin su consentimiento, salvo que se trate, conforme a la ley, de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; para fines históricos, estadísticos o científicos; cuando medie la existencia de convenios de cooperación empresarial a través de los cuales se desarrollen o cumplan objetivos de investigación.
• Los Titulares podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a GCSA y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data). Para ello se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
  • La atención de peticiones, consultas y reclamos por parte del titular de la información pueden dirigirse mediante el correo electrónico contacto@gcsa.co o de manera personal en la carrera 11 No. 86-60 oficina 302 Edificio los Cedros – Bogotá, Colombia.
  • La respuesta a toda solicitud relacionada con acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a GCSA o el ejercicio de cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data) se dará en el término de quince (15) días hábiles.

6. Deberes de GCSA frente a la Superintendencia de Industria y Comercio

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

7. Información de contacto

Governance Consultants S.A.

Teléfono: (571) 4744399 – 7044057

Correo electrónico: contacto@gcsa.co

Dirección: Cra 11 # 86 – 60 oficina 302 Edificio los Cedros. Bogotá.

8. Vigencia y modificaciones

La presente política rige a partir de septiembre de 2014. En cumplimiento del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013. Cualquier cambio sustancial de esta política deberá ser comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales.

GCSA conservará los datos personales mientras sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o por el término establecido en las disposiciones legales vigentes.

[1] Ley 1581 de 2012, Artículo 3, Literal: “F) Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento”